Workshop Control relie les personnes, les processus et les systèmes pour former un écosystème après-vente numérique homogène. Les informations provenant de différents systèmes importants pour les processus sont regroupées de manière centralisée et mises à la disposition de toutes les parties concernées en temps réel, exactement là où elles sont nécessaires au quotidien.
Grâce à l'intégration profonde de Varenox , Workshop Control regroupe les processus liés aux services et aux pièces sur une plateforme commune. L'approvisionnement en pièces, l'entrepôt et l'atelier accèdent aux mêmes informations et collaborent au sein d'un processus après-vente numérique continu.
De la prise de rendez-vous jusqu’ à la remise du véhicule, en passant par la préparation de l'ordre, l'approvisionnement en pièces de rechange nécessaires et la gestion de l'atelier, Workshop Control prend en charge l'ensemble du processus de service sur une plateforme unique. Les ruptures de média sont éliminées, les processus sont standardisés et les informations sont mises à disposition de manière transparente. Il en résulte un environnement de travail numérique dans lequel toutes les parties concernées travaillent à partir de la même base de données.
En effet, la numérisation ne s'arrête pas à l'intégration des systèmes. En tant que plateforme cloud centrale, Workshop Control relie les systèmes existants, tels que les applications DMS, CRM et OEM ou les systèmes de gestion des ressources humaines et des documents, pour former un écosystème de services numériques continu. Les informations ne sont plus gérées de manière isolée dans des applications individuelles, mais sont mises à la disposition de toutes les parties concernées en temps réel sur une base de données commune.
Il en résulte des processus transparents, des délais d’exécution plus courts, une meilleure qualité des processus et la possibilité de gérer et de développer en continu l’ensemble du service après-vente sur la base de données en temps réel.
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Mehr InformationenLa numérisation des processus ne doit pas seulement moderniser les flux de travail – elle doit créer une valeur ajoutée mesurable. Workshop Control réduit les tâches manuelles, renforce la transparence, facilite l'automatisation et jette les bases pour des processus plus efficaces dans l'ensemble du service après-vente.
Le processus de service commence bien avant le rendez-vous à l'atelier. Workshop Control guide les collaborateurs de manière structurée tout au long de la prise de rendez-vous et garantit que les informations pertinentes soient saisies dès le premier contact. Cela permet de mettre en place des procédures standardisées, quels que soient le site, le collaborateur ou son niveau d'expérience. Grâce à la planification intelligente de l'atelier, les capacités disponibles, les compétences et les ressources sont automatiquement prises en compte. De plus, grâce à l'intégration des systèmes de gestion des ressources humaines, les horaires de travail, les absences prévues et le statut de présence actuel des collaborateurs sont intégrés en temps réel dans la planification. Ainsi, le service client et la planification de l'atelier disposent à tout moment d'une vue d'ensemble réaliste des capacités disponibles et peuvent planifier les rendez-vous ainsi que les volumes de travail de manière optimale et fiable.
Une fois le rendez-vous pris, Workshop Control accompagne chaque ordre tout au long du processus après-vente. Des phases d'ordre configurables individuellement garantissent que chaque étape de travail est traçable, standardisée et parfaitement adaptée aux exigences de votre concession automobile, quelles que soient la marque, le site ou la structure organisationnelle. Cela permet de reproduire de manière flexible des flux de travail spécifiques tout en garantissant des standards de processus uniformes.
Chaque phase correspond à une étape clairement définie du processus et est associée à des compétences et des responsabilités bien précises. Les tâches sont automatiquement attribuées aux groupes de collaborateurs concernés et ajoutées à leurs listes de travail, de sorte que chacun voit exactement les ordres qu’il doit traiter. Cela permet de savoir à tout moment quelles étapes du processus ont déjà été effectuées et quelles tâches restent à accomplir : aucune étape n’est oubliée.
Toutes les informations relatives aux ordres sont centralisées en un seul endroit et mises à la disposition des collaborateurs concernés au moment précis où ils en ont besoin. Qu'il s'agisse de service d'assistance, de service de conseil, d'atelier, de garantie ou de facturation, chaque service travaille à partir de la même base de données et dispose d'une vue d'ensemble claire de l'état actuel des ordres, des tâches en cours et des prochaines étapes du processus.
Le processus de service commence bien avant le rendez-vous à l'atelier. Workshop Control guide les collaborateurs de manière structurée tout au long de la prise de rendez-vous et garantit que les informations pertinentes soient saisies dès le premier contact. Cela permet de mettre en place des procédures standardisées, quels que soient le site, le collaborateur ou son niveau d'expérience.
Grâce à la planification intelligente de l'atelier, les capacités disponibles, les compétences et les ressources sont automatiquement prises en compte. De plus, grâce à l'intégration des systèmes de gestion des ressources humaines, les horaires de travail, les absences prévues et le statut de présence actuel des collaborateurs sont intégrés en temps réel dans la planification. Ainsi, le service client et la planification de l'atelier disposent à tout moment d'une vue d'ensemble réaliste des capacités disponibles et peuvent planifier les rendez-vous ainsi que les volumes de travail de manière optimale et fiable.
Grâce à l'ordre numérique, Workshop Control remplace les processus basés sur des documents papier et des fichiers PDF par un traitement entièrement numérique des ordres. Toutes les informations sont disponibles en temps réel et sont continuellement complétées et mises à jour tout au long du processus de service. Cela garantit une transparence maximale sur le statut actuel du traitement, pour toutes les parties concernées.
Les techniciens reçoivent toutes les informations relatives à l'ordre directement dans Workshop Control: positions de travail, pièces de rechange, commentaires issus des étapes précédentes du processus, ainsi que d'autres informations importantes concernant l'ordre. Les temps de travail peuvent être enregistrés directement sur l'ordre et toutes les étapes de traitement sont automatiquement documentées. Cela réduit considérablement la charge de travail liée à la documentation et permet aux collaborateurs de se concentrer sur leur véritable mission : la réparation du véhicule.
Parallèlement, le traitement numérique garantit une meilleure qualité des processus. Les informations restent entièrement traçables, les modifications sont documentées conformément aux exigences de révision et toutes les parties prenantes travaillent à tout moment à partir de la même base de données actualisée. Une fois la commande terminée, une documentation numérique complète, comprenant toutes les informations pertinentes, est automatiquement archivée au format PDF.
Workshop Control ne se contente pas d'accompagner vos processus internes, il établit également une communication numérique de bout en bout avec vos clients. C'est votre concession automobile qui décide elle-même des services numériques à proposer et du degré de numérisation du parcours client, en fonction des besoins de vos clients et du niveau de numérisation souhaité.
Avant même leur rendez-vous à l'atelier, les clients peuvent réserver en ligne ou, grâce à la pré-inscription en ligne, consulter les prestations réservées, fournir des informations complémentaires et demander des services supplémentaires. Pour garantir la flexibilité de la restitution des véhicules, des bornes en libre-service peuvent être intégrées, permettant ainsi de restituer les véhicules même en dehors de l’horaire d'ouverture.
Tout au long du séjour de leur véhicule à l'atelier, vos clients restent informés à tout moment s'ils le souhaitent. Grâce à un lien de rendez-vous personnalisé, ils peuvent consulter en toute transparence le statut actuel de leur ordre – c'est vous qui déterminez quelles informations sont visibles. Si des travaux supplémentaires s'avèrent nécessaires pendant la réparation, les ajouts peuvent être transmis par voie numérique au client pour validation. Cela accélère les processus décisionnels et réduit les demandes de précisions.
Même une fois l'ordre finalisé, le processus reste entièrement numérique. Grâce à l'intégration de notre partenaire Aufinity les factures peuvent être réglées facilement en ligne, pour une conclusion moderne et fluide du parcours client. De plus, nous pouvons transmettre au client un code de retrait personnalisé qui lui permettra de s'identifier en toute sécurité lors de la récupération du véhicule. La remise du véhicule s'effectue ainsi de manière simple, numérique et traçable.
Toutes les interactions le long du parcours client – de la prise de rendez-vous au pré-enregistrement, en passant par les changements de statut, les validations d'extensions et jusqu'à la récupération du véhicule – sont automatiquement consignées dans le dossier de service numérique. Il est ainsi possible de retracer à tout moment qui a reçu, confirmé ou traité quelles informations et à quel moment.
Les processus de chaque entreprise sont généralement si spécifiques que des questions surgissent inévitablement. Envoyez-nous un message et nous vous contacterons dans les plus brefs délais.