Diese Datenschutzinformation beschreibt, wie die Evosec GmbH & Co. KG mit Ihren personenbezogenen Daten umgeht und die Umsetzung des Datenschutzes sichergestellt wird. Sie erfahren, welche Ihrer Daten wir wann verarbeiten und aus welchem Grund. Zudem informieren wir Sie über Ihre Rechte und geben Ihnen weitere gesetzlich geforderte Informationen.

Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils vereinbarten Dienstleistungen. Daher werden ggf. nicht alle hier enthaltenen Aussagen auf Sie zutreffen.

I. Wer ist verantwortlich und wie kann ich die Datenschutzbeauftragte erreichen?

Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO ist

evosec GmbH & Co. KG Westend 38-40 46399 Bocholt Telefon: +49 2871 2777 300 E-Mail:

Unsere Datenschutzbeauftragte:

Für Fragen zum Datenschutz bei der EVOSEC GmbH & Co. KG steht Ihnen unsere Datenschutzbeauftragte unter gerne zur Verfügung.

II. Umfang der Datenerhebung, Verwendungszwecke und Rechtsgrundlage

Personenbezogene Daten fallen bei der Evosec GmbH & Co. KG an unterschiedlichen Stellen an. Nachfolgend zeigen wir Ihnen auf, in welchem Umfang, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage wir personenbezogene Daten erheben und verarbeiten

1. Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Folgende personenbezogene Daten können im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung erhoben und verarbeitet werden:

a) Endkundendaten:

· Stammdaten (z. B. Vorname, Name, Firmenname, Kundennummer)

· Kontaktdaten (z. B. Anschrift, Telefonnummer, E-Mailadresse)

· Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung)

· Fahrzeugdaten (z. B. FIN, KFZ-Kennzeichen, Unfallschäden)

· Vertragsdaten (z. B. Bestellungen, Rechnungen)

· Kommunikations- und Gesprächsdaten (z. B. Inhalte aus Kundenanfragen, Beratungs- und Projektgesprächen sowie daraus abgeleitete Gesprächsnotizen)

·

b) Beschäftigtendaten:

· Name

· auftragsbezogene Daten

· Personalnummer

· Leistungskennzahlen

2. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

a) Die vorgenannten Daten erheben und verarbeiten wir auf Vertragsgrundlage:

· zur Durchführung eines Miet- oder Kaufvertrages oder vertragsähnliches Verhältnis (z.B. Angebot, Auftragsbestätigung)

· für den Händler-Support bei technischen Anfragen bzw. Installation von Softwareprodukten mittels Software-Remote-Zugriff

· bei der auftragsbezogenen Software- und Schnittstellenentwicklung

· bei der Einrichtung und Wartung von Cloud-Lösungen sowie dem Einspielen von Updates

· beim Debugging von Software mittels Daten aus dem Kundenbestand

· ggf. bei verschlüsselter Datenübermittlung in Ihrem Auftrag

· und zur Dokumentation von Kundenkontakten, Beratungs- und Projektgesprächen sowie zur strukturierten Nachverfolgung von Kommunikation und offenen Maßnahmen (z. B. in CRM-Systemen). Die Dokumentation kann durch technische Hilfsmittel (z. B. Spracherkennung zur Umwandlung von Notizen in Textform) unterstützt werden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1b) DSGVO.

b) Weitere Datenverarbeitungen zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Diese auf Vertragsgrundlage erhobenen Daten können auch den externen Wirtschaftsprüfern und/oder Steuerberatern für deren Beratungs- und Prüfzwecke weitergegeben werden. Die Daten werden entsprechend den gesetzlich vorgesehenen Aufbewahrungspflichten nach §§ 146 ff. Abgabenordnung bzw. § 257 Handelsgesetzbuch gespeichert und nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten gelöscht.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1c) DSGVO.

c) Datenverarbeitungen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Im Falle eines Forderungsverzugs behalten wir uns das Recht vor, Ihre personenbezogenen Daten an ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt weiterzugeben, um die offene Forderung einzuziehen. Diese Weitergabe erfolgt gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen und dient ausschließlich dem Zweck der Forderungseintreibung. Mit der Bereitstellung Ihrer Daten erklären Sie sich mit dieser möglichen Weitergabe einverstanden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1f) DSGVO.

III. Weitergabe der Daten an Dritte?

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.

1. Innerhalb unseres Hauses

Mitarbeiter für den Kontakt mit Ihnen und die vertragliche Zusammenarbeit (inkl. der Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen)

2. Im Rahmen von Auftragsverarbeitungen

Ihre Daten werden ggf. an Dienstleister weitergegeben, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig werden:

· Bereitstellung bzw. Wartung von IT-Systemen und IT-Anwendungen (z. B. CRM-Systeme und unterstützende Funktionen zur Verarbeitung und Strukturierung von Kommunikationsdaten)

· Fernwartung

· Durchführung von Online-Präsentationen und Online-Schulungen

· Datenvernichtung

Sämtliche Dienstleister sind vertraglich gebunden und insbesondere dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln.

3. Sonstige Dritte

Eine Weitergabe von Daten an Empfänger außerhalb unseres Hauses erfolgt nur unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz. Empfänger personenbezogener Daten können z.B. sein:

· Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung

· Kredit- und Finanzdienstleister (Abwicklung Zahlungsverkehr)

· Steuerberater oder Wirtschafts- und Lohnsteuer- und Betriebsprüfer (gesetzlicher Prüfungsauftrag)

IV. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht. Ausnahmen ergeben sich,

· soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen sind, z.B. Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO), erforderlich sind. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre;

· zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen.

V. Ihre Rechte als Betroffener

Jede und jeder Betroffene hat folgende Rechte:

· Ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

· Ein Recht auf Berichtigung von unrichtigen Daten (Art. 16 DSGVO)

· Ein Recht auf Löschung bzw. ein Recht auf „Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO)

· Ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO)

· Ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie können einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung – einschließlich für ein mit der Direktwerbung zusammenhängendes Profiling – jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Darüber hinaus steht Ihnen auch ein allgemeines Widerspruchsrecht zu (vgl. Art. 21 Abs. 1 DSGVO). In diesem Fall ist der Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung zu begründen.

Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Für die Ausübung von den Betroffenenrechten wenden Sie sich an oder schreiben Sie uns an unsere oben genannte Anschrift.

Sie haben zudem das Recht, Beschwerde gegen die von uns vorgenommenen Datenverarbeitungen bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen.

Diese Datenschutzinformation kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Die aktuellste Version finden Sie jederzeit auf unserer Webseite unter: evosec.de/datenschutzinformation

Bocholt, 18.06.2026